Fazer a agenda (dica de GT)

Uma das atividades mais comuns na gestão do tempo é a realização da agenda. 

Nesta Era, a agenda deve ser flexível e estar adaptada às pessoas que somos e a diversos modelos de agendamento. As agendas feitas de sequências semanais de horas diárias para marcar compromissos são limitadoras.

Devido às necessidades de gerir as múltiplas dimensões da vida em que temos, pressionados pelas constantes alterações, inesperadas, e pelas relações intensas, devemos usar uma agenda versátil que possua páginas em branco onde podemos escrever ideias soltas, fazer desenhos, esquemas, mapas, etc. Pode ser em formato papel ou digital. Mas tem de ser útil, própria, intransmissível.

Devemos ter uma agenda com páginas que desafiam a escrever a Missão de Vida, a Visão, os Valores e Princípios que seguimos, o nosso Código de Conduta ou a Carta de Compromisso. 

No início do plano mensal, ajuda ter uma página onde registamos os objetivos e prioridades essenciais, expressos como resultados mensuráveis que poderemos ver concretizados no final do mês.

No plano de agenda semanal devemos ter um registo de prioridades, objetivos e relações em que devemos investir durante essa semana para concretizar as ambições mais relevantes. Essa lista pode ser associada a compromissos, tarefas e contactos que colocamos no espaço do plano diário, em horas devidamente assinaladas.

Se a agenda habitualmente está cheia, deve ser feita com duas semanas de antecedência e numa perspetiva que permita correções. 

O plano diário já é demasiado pequeno para as nossas ambições!

Deste modo, a agenda transforma-se num precioso auxiliar de apoio à vida! Uma serva para nos ajudar, em vez de ser um espaço de registo de compromissos que, muitas vezes, perdem o sentido. É assim que damos um passo essencial para deixar de ser escravos do tempo. Para dominar a nossa agenda e não deixar que ela nos domine!

Todavia, torna-se essencial que limitemos a vontade de agendar compromissos e momentos de interação. Temos de estar convictos que a agenda também deve registar os momentos de recato para pensar e definir as prioridades importantes. É nessa altura que tomamos as decisões mais significativas. São os momentos fundamentais da ação. Não os devemos deixar para as «sobras».

Como o tempo corre, com a Sociedade Hipertexto, uma das principais técnicas de gestão da agenda é a de criar «momentos vazios», flexíveis, que podem ser usados para buscar informação relevante, avaliar, aprender, contactar, motivar, etc.

Tempo livre, hoje, ao contrário de outras eras, é tempo ocupado e produtivo, para fazer acertos, correções, inovações e relações. Tempo livre é tempo de vida, de reequilíbrio e regeneração de energias.